Internal Revenue Service (IRS) W-9-skjema har tittelen "Request for Taxpayer Identification Number and Certification." Dette IRS-dokumentet er laget for å samle inn grunnleggende skatteinformasjon fra visse skattebetalere, som kan være enkeltpersoner eller bedrifter.
Formål med skjema W-9
Først og fremst gir en W-9 et selskap grunnleggende informasjon om skattebetalere som det gjør forretninger med. Det lar dem rapportere beløpet som er bet alt til skattebetaleren for tjenester levert til skattemyndighetene. Amerikanske statsborgere og hjemmehørende fremmede individer, selskaper, truster og andre typer forretningsenheter som ikke har tilbakeholdt skatt fra inntektene sine, må fylle ut en W-9, mens ikke-bosatte fremmede eller utenlandske individer ville fylle ut W-8-skjemaet i stedet.
Hvis en skattyter ikke fyller ut og returnerer W-9 eller oppgir et feil eller ufullstendig skattebetaleridentifikasjonsnummer (TIN), kan eventuelle midler som betales til skattyteren bli gjenstand for sikkerhetskopi. I denne situasjonen vil selskapet holde tilbake 28% av inntekten til skattyteren og sende den tilbakeholdte delen til skattemyndighetene. Dette er det føderale byråets måte å sikre at riktige skatter betales, selv om skattyteren ikke er korrekt identifisert.
Når er W-9-er påkrevd?
En bedrift trenger å få en W-9 fra enhver enkeltperson eller bedrift som den må sende inn en informasjonsretur for til IRS. For eksempel vil en bedrift som ansetter en uavhengig entreprenør for å designe selskapets nye nettside sannsynligvis måtte sende inn et 1099-MISC-skjema til skattemyndighetene for å rapportere hvor mye den bet alte webdesigneren.
For å sende inn en fullstendig 1099-MISC, trenger virksomheten entreprenørens identifikasjonsinformasjon – navn, TIN, adresse og så videre. Bedriften må samle inn et W-9-skjema fra entreprenøren for å få den informasjonen. På samme måte vil bedrifter ofte be om W-9-skjemaer fra bedriftsleverandører, slik at de har informasjonen de trenger for å rapportere forretningsutgiftene sine som kreves av IRS.
W-9 Records Retention
Som med de fleste skattedokumenter, bør bedrifter oppbevare kopier av alle W-9-skjemaer i minst tre år etter at den siste relevante selvangivelsen ble levert (eller forfallsdatoen for selvangivelsen, hvis senere). I eksemplet ovenfor, hvis bedriften inngikk kontrakt med nettdesigneren i 2017 og han fullførte arbeidet sitt før slutten av året, bør bedriften beholde W-9-skjemaet sitt minst frem til 16. april 2021 (forutsatt at bedriften sendte inn 2017). selvangivelse 15. april 2018).
Slik fyller du ut et W-9-skjema
Selve W-9 er ganske kort og relativt grei. Den består av tre hoveddeler: personlig informasjon, TIN og sertifisering.
Seksjonen for personlig informasjon for enkeltpersoner
På linje 1 må individuelle skattytere oppgi navnet sitt slik det står på selvangivelsen. Selv om de teknisk sett er en forretningsenhet, må enkeltpersonforetakere angi sitt eget juridiske navn i denne delen.
Enkeleeiere gjentar navnet sitt på den andre linjen, som kaller opp "Bedriftsnavnet eller navnet på den ignorerte enheten." Her plasserer de fullt navn og bokstavene DBA, som står for 'doing business as', etterfulgt av det fiktive navnet på virksomheten, hvis noen. For eksempel, hvis John Smith var eneeier av Speedy Plumbing, ville han fylle ut den første linjen som John Smith og den andre linjen som John Smith DBA Speedy Plumbing.
Deretter merker skattyter av for 'Individuell/enkeleeier'-boksen, plassert under navnelinjene. Skattyter må også oppgi sin postadresse på linje 5 og 6. Oppdragsgivers opplysninger kan stå på høyre side av skjemaet i dette området, men er ikke påkrevd.
Seksjonen for personlig informasjon for bedrifter
Bedrifter eller andre enheter må sette sitt juridiske navn (nøyaktig slik det står på selvangivelsen) på linje 1. Hvis virksomheten også har et firmanavn eller DBA, går det på linje 2.
Deretter merker skattyter av i boksen som angir hvordan forretningsenheten er klassifisert i forhold til dens juridiske struktur. Du må spesifisere om enheten er et C-selskap, S-selskap, Partnerskap, Limited Liability Company (LLC), etc.
Hvis virksomheten er et enkeltmedlems LLC, merk av for 'Individual/Sole Proprietor'-boksen i stedet for 'LLC'-boksen. LLCer som har valgt en alternativ form for beskatning (f.eks. en LLC som har valgt å bli beskattet som en S Corporation) vil angi skatteklassifiseringskoden i feltet ved siden av LLC-avmerkingsboksen, som instruert av skjemaet.
Enhetens hovedpostadresse må oppgis i linje 5 og 6. Klientens adresse kan også legges til i feltet til høyre for postadressedelen, men er ikke nødvendig.
Unntak
De fleste skattebetalere vil la feltene i linje 4 stå tomme. Første plass i linje 4 indikerer at skattyter er unntatt reservetrekk. Enkeltpersoner og enkeltpersonforetak vil nesten aldri være fritatt for sikkerhetskopiering, men i visse situasjoner er selskaper unntatt. Utbetalingsmottakerkodene og omstendighetene er oppført på den tredje siden av W-9. hvis du kvalifiserer for en av disse betingelsene, vil du plassere riktig kodenummer i det første feltet for linje 4.
FATCA-delen av linje 4 gjelder bare hvis du sender inn W-9 til en utenlandsk finansinstitusjon og du er unntatt fra FATCA-rapportering (Foreign Account Tax Compliance Act). I den situasjonen, se gjennom listen over koder og årsaker på den tredje siden av W-9-skjemaet for å se om du kvalifiserer, og plasser den riktige kodebokstaven på FATCA-feltet i linje 4. Når du er i tvil, spør finansinstitusjonen som ber om skjemaet om du skal fylle ut dette feltet eller ikke.
Kontonummerinformasjon
Den siste linjen i personopplysningsseksjonen refererer til 'kontonumre'. Her lister skattyter opp alle kontoer de har hos skattemyndighetene for å betale tilbake skatt eller forhåndsbetalinger for forventede skatteforpliktelser. Denne informasjonen er valgfri og skal vanligvis stå tom.
Taxpayer Identification Number (TIN)
TIN-delen må fylles ut uavhengig av om skattyter er en enkeltperson, enkeltperson eller forretningsenhet.
- Personer plasserer personnummeret sitt på høyre side av skjemaet, i de angitte plassene.
- Enkeleeiere og enkeltmedlems LLCer kan bruke enten personnummeret eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummeret (EIN), selv om IRS foretrekker personnummer.
- Selv om en bestemt person er ansvarlig for enheten, plasserer andre typer forretningsenheter sin EIN i de angitte områdene.
Sertifiseringsseksjonen
I denne delen signerer skattyter skjemaet og attesterer at informasjonen den inneholder er sann. Unnlatelse av å oppgi eller bevisst innlevering av falsk informasjon påfører skattyter straffer.
W-9-overholdelse
Enten du er en uavhengig entreprenør eller bedrift som leverer tjenester til en klient, eller om du er et selskap som ansetter enkeltpersoner eller forretningsenheter for å tilby tjenester, er W-9-skjemaer avgjørende for skatteoverholdelse. Søk profesjonell rådgivning fra en kvalifisert skatteekspert hvis du har spesielle forhold eller er usikker på om du trenger å fylle ut eller be om dette skjemaet.
