Selv om alle forretningskonferanser generelt inkluderer en rekke foredragsholdere som diskuterer emner av interesse for deltakerne, inkluderer de beste arrangementene en rekke forskjellige typer aktiviteter. Sørg for at neste arrangement du planlegger blir en suksess ved å inkludere alternativer som vil appellere til alle segmenter av målgruppen.
Keynote-høyttalere
Keynote-talere kan være et stort trekkplaster for konferansedeltakere. Dette er vanligvis generelle sesjonspresentasjoner, noe som betyr at det ikke er andre foredragsholdere som holder økter samtidig. Emnene er vanligvis utenfor standard faglig utviklingspris, og tilbyr inspirasjon eller unik innsikt. Selv om hovedforelesere kan planlegges når som helst, blir de ofte booket til den første og siste økten på en konferanse.
Avhengig av størrelsen og budsjettet til arrangementet, booker noen grupper kjendiser eller andre høyt profilerte personer som hovedtalere. For eksempel var Dan Rather hovedtaler for HR Florida i 2016, og Malala Yousafzai vil tale på Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Mindre organisasjoner bestiller ofte lokale kjendiser eller motiverende foredragsholdere til disse øktene. Du kan finne hovedtalere gjennom organisasjoner som National Speakers Association eller Big Speak.
Breakout-økter
Breakout-økter er pedagogiske programmer som holdes hele dagen på forretningskonferansearrangementer. Mer enn én økt er planlagt samtidig, slik at deltakerne kan velge mellom en rekke emner slik at de kan tilpasse timeplanen til en viss grad. Vurder å bestille vellykkede fagfolk innen ditt felt, bransjekonsulenter og trenere, representanter for offentlige etater og andre eksperter for keynote-automater. Vurder å ringe for foredragsholdere på organisasjonens nettsted for å oppmuntre folk som er interessert i å bidra til å sende inn forslag.
Når du planlegger breakout-høyttalere, er det viktig å tilby et bredt spekter av emner, og å spre emnene slik at folk sannsynligvis vil være i stand til å delta på programmer som appellerer til deres interesser. Hvis du for eksempel har to regnskapsrelaterte foredragsholdere, planlegg dem til forskjellige tider, slik at de som er mest interessert i regnskap har mulighet til å delta på begge. Tilby vidt forskjellige emner samtidig, for eksempel markedsføring eller kundeservice, slik at deltakere som ikke er interessert i regnskap har mye å velge mellom også.
Brainstorming-økter
En av de største fordelene med å delta på konferanser er muligheten til å møte og kommunisere med likesinnede fagfolk. Vurder å sette av tid på agendaen til idédugnadsøkter som er spesifikke for bestemte emner. Du kan for eksempel blokkere noen breakout-økter for å være rundbordsdiskusjoner om hete emner som er relevante for deltakerne. Alternativt kan du utpeke sittegrupper i lokalets lobby som skal settes av til diskusjoner om spesielle interesser til forskjellige tider i løpet av dagen. Deltakere som er interessert i å lære mer om hva andre synes om de utpekte emnene, vil sette pris på å få muligheten til å delta i noe sånt som dette.
Detaljsalg
Konferanser inneholder ofte bærbare butikker der deltakere kan kjøpe merkevarer som sponsorforeningen tilbyr, for eksempel t-skjorter, penner, porteføljer og mer. Disse utsalgsstedene har også vanligvis bøker skrevet av forfattere som taler på arrangementet. Hvis gruppen din ikke er i stand til å investere i en stor mengde inventar, er det bare å oppgi noen få visningsartikler som deltakerne kan bestille på arrangementet slik at du kan få fraktet dem hjem eller kontor. De vil sannsynligvis sette pris på å slippe å bære rundt eller pakke ting for å ta med hjem, så du kan oppleve at du selger enda mer på denne måten.
Boksigneringer
Apropos forfattere, det er en god idé å planlegge boksigneringer for foredragsholdere som har gitt ut bøker under arrangementet. Det er generelt best å være vertskap for en bestemt forfatters boksignering umiddelbart etter personens tale, da deltakere som er begeistret over den enkeltes presentasjon kan gå direkte til signeringen for å kjøpe en bok som skal signeres. Dette kan hjelpe gruppen din med å øke salget av bøker, og det gjør også muligheten til å snakke på arrangementet ditt spesielt attraktivt for forfattere.
Messe
De fleste forretningskonferanser inkluderer en messedel, som innebærer å sette av et område hvor leverandører og sponsorer kan sette opp stander for å vise produktene og tjenestene sine mot et gebyr. Pengene som kommer inn som et resultat av honorarer knyttet til messedeltakelse kan bidra til å dekke kostnadene ved å arrangere det samlede arrangementet og også hjelpe planleggingsorganisasjonen med å tjene inntekter for å støtte driften.
For noen konferanser holder messen åpen hele tiden, mens på andre er utstillerstandsseksjonen kun tilgjengelig for deltakere på tidspunkter som sesjoner ikke pågår. Hver utstiller får tildelt en bestemt standplass hvor de setter opp skjermer som promoterer produktene og tjenestene deres. De tildeler teammedlemmer å bemanne standene og samhandle med deltakere. De fleste distribuerer produktlitteratur og tilbyr en slags giveaway (vanligvis salgsfremmende forretningsgaver eller snacks), i tillegg til å samle inn kontaktinformasjon fra deltakere for bruk til markedsføringsformål i fremtiden.
Stille auksjon
Hvis konferansen din er en stor pengeinnsamling for sponsorgruppen eller en annen forening, bør du vurdere å arrangere en stille auksjon. Dette innebærer å samle inn donerte gjenstander som deltakerne kan by på for en bestemt tidsramme under konferansen. Når budgivningen avsluttes, "vinner" den høyeste budgiveren for hver vare - noe som betyr at de vil kjøpe varen. De som engasjerer seg har det gøy med å handle og konkurrere, spesielt hvis de får noen gode kupp, og organisasjonen nyter godt av en ekstra inntektsstrøm fra arrangementet.
Mat: Måltider og snacks
Mat er en viktig del av ethvert konferansearrangement! Sjansen er stor for at du må kjøpe måltider og snacks fra konferansesenteret, hotellet eller et annet sted der arrangementet vil bli holdt. Du bør planlegge å ha en lett frokost om morgenen hvis arrangementet starter tidlig på dagen, en tallerken- eller buffélunsj og ettermiddagssnacks. Noen arrangementer inkluderer også kveldsmåltider på en eller flere netter, spesielt hvis det er en prisutdeling eller spesiell kveldspresentasjon.
Når du bestiller menyen, sørg for å ha et bredt utvalg av alternativer for å ta hensyn til spesielle kostholdsbegrensninger. Hvis du tilbyr bufféutvalg, sørg for at det er valg for folk som ikke kan (eller velger å ikke) spise ting som gluten, sukker, hvete, nøtter eller kjøtt. Det er også tilrådelig å ha alternativer tilgjengelig for de som følger en vegansk livsstil. Hvis du serverer tallerkenmåltider, la deltakerne velge måltider som passer deres måte å spise på. En måte å gjøre dette på er å inkludere en del på registreringsskjemaet der deltakerne kan spesifisere kostholdsbegrensninger eller legge inn spesialbestillinger.
Kick-off mottak
Vurder å arrangere en kick-off-mottakelse den første kvelden av konferansen med fokus på å engasjere deltakerne i arrangementet og promotere støttespillere (leverandører og sponsorer). Tanken er å arrangere et morsomt arrangement som folk vil glede seg til å delta på, og som vil gi dem en sjanse til å sosialisere seg med andre deltakere på en strukturert måte.
Disse mottakelsene holdes ofte på messegulvet, og gir deltakerne et første glimt av utstillerne i en avslappet setting hvor mat og drikke serveres. Dette skaper en verdiøkende fordel for leverandører og sponsorer som betaler for å ha utstillerstander, da disse mottakelsene vanligvis er godt besøkt av konferansedeltakere.
Du kan sannsynligvis finne en sponsor for å garantere kostnadene for denne typen arrangementer i bytte mot salgsfremmende vederlag. Hvis du skal servere alkohol i resepsjonen, vurder å gi hver deltaker et visst antall drikkebilletter slik at de kan få noen drikker uten kostnad. Dette vil bidra til å kontrollere kostnadene og minimere andre potensielle ansvarsproblemer. Det skal ikke betales noe for maten eller andre typer drikke.
sosiale forbindelser
Det er en god idé å innlemme flere uformelle måter for deltakerne å få kontakt med hverandre og sosialisere på en avslappet måte. Du kan for eksempel inkludere en Tweetup som lar folk koble sammen på et morsomt hvorfor, samtidig som du forbedrer arrangementets tilstedeværelse på sosiale medier. Velg en offisiell hashtag for arrangementet, slik at deltakerne kan dele opplevelsene sine på nettet.
Det er også en god idé å la deltakerne registrere seg for å delta i gruppearrangementer som de ville betale for på egen hånd, for eksempel måltider på visse typer restauranter, med foredragsholdere eller forfattere hvis arbeid fremheves på arrangementet, eller for å se de lokale severdighetene. Dette er spesielt gunstig for folk som ikke deltar sammen med andre de kjenner, da det gir dem en måte å bli kjent med andre deltakere og engasjere seg i lokalområdet uten å måtte begi seg ut på egenhånd.
Underholdning
Underholdning kan være en flott tilleggsfunksjon for store konferanser, spesielt de som strekker seg over flere dager. Noen flerdagers konferanser inkluderer arrangementer etter arbeidstid som konserter, komedieopptredener eller fester som deltakerne kan delta på. Opptak for deltakere bør være inkludert i den samlede registreringsavgiften for arrangementet, men du bør sannsynligvis også la dem kjøpe ekstra billetter bare for den/de underholdningsfokuserte delen(e). På den måten er det mulig for forretningsreisende som tar med venner eller familiemedlemmer å inkludere sine reisefølge for denne typen arrangementer.
treningsgrupper
Det kan være vanskelig å holde seg på sporet med treningsrutinen når du er ute av byen på en konferanse. Det kan være nyttig når arrangementsarrangørene publiserer en tidsplan for organiserte gruppetreningsaktiviteter. Du kan for eksempel få et utvalgsmedlem som er kjent med nærområdet til å arrangere daglige gå- eller løpeturer, eller sette av et område på stedet for å tilby gruppetreningstimer til de som ønsker å delta.
Dørpremier for deltakere
Folk elsker å vinne ting, så det kan være flott å tilby måter for deltakere å registrere seg for og vinne dørpremier under arrangementet. Du kan inkludere dørpremier levert av sponsororganisasjonen samt gjenstander bidratt av leverandører. Noen grupper kan for eksempel gi en pengepremie (finansiert av organisasjonen eller en sponsor), sammen med mindre premier donert av messeutstillere.
Mange grupper administrerer prosessen med å tildele dørpremier ved å gi deltakerne bingokort fylt med navnet på hver sponsor eller de første leverandørene som registrerer seg og betaler. Deltakere må besøke de spesifiserte standene for å få unike stempler eller signaturer, deretter legges de utfylte kortene inn i en tegning. Kortene trekkes på et forhåndsbestemt tidspunkt (vanligvis på slutten av dagen), med premier til deltakere som er tilstede.
Ved noen arrangementer tildeler leverandører som har dørpremier dem ved å samle visittkort fra deltakere eller skanne strekkoder fra merkene deres.
Utstillerdørpremier
Noen grupper tilbyr også dørpremier til utstillere som en måte å engasjere enkeltpersoner og bedrifter som gir økonomisk støtte til konferansen ytterligere. En mulighet er å trekke navn på en eller to utstillere for å få gratis standplass til neste års arrangement. Du kan også vurdere å tegne navn på leverandørrepresentanter for å dele ut morsomme premier de vil like å motta. De vil sette pris på det, og det kan hjelpe dem å oppfordre arbeidsgiverne sine til å delta neste år!
Evalueringer
Det er viktig å få tilbakemeldinger fra årets deltakere, så vel som leverandører og sponsorer. Gi en måte for alle involverte å fylle ut et evalueringsskjema. Du kan distribuere papirevalueringer på arrangementet eller oppfølging ved å sende en spørreundersøkelse innen få dager. Uansett hvordan du ber om tilbakemelding, er det viktig at du gjør det! Det er også viktig at du lytter! Publiser resultatene og ta tilbakemeldingene du får i betraktning når du begynner å planlegge neste års arrangement.
Ha en flott konferanse
Selv om dette ikke er en altomfattende liste over alle mulige typer aktiviteter som kan inkluderes i en konferanse, er det et flott utgangspunkt. Gjennomgå disse ideene og oppmuntre de andre som er involvert i planleggingen av ditt neste arrangement til å gjøre det samme. Bruk det du lærer til å velge noen aktiviteter og som utgangspunkt for å tenke på andre ideer som kan bidra til å gjøre arrangementet ditt enda mer attraktivt for målgruppen din. Det er mange konferanser der ute, så det er viktig å ta skritt for å sørge for at dine gir verdifulle muligheter for faglig utvikling og ressurser, samt litt moro.