Trenger du å skrive en forespørsel om betalingsbrev? Selv om det er ubehagelig å kontakte kunder og be dem om å betale regninger forfaller, er det noe folk som eier og administrerer virksomheter absolutt må gjøre fra tid til annen. For å bruke brevmalen som følger med her, klikk ganske enkelt på bildet nedenfor. Dokumentet åpnes som en PDF-fil som du deretter kan redigere, lagre og skrive ut etter behov. Bruk denne guiden til Adobe-utskriftsmateriale hvis du trenger hjelp med hvordan du bruker dette dokumentet.
Forespørselsbrev for betaling av saldobeløp
Bruk denne malen hvis du trenger å skrive et brev med forespørsel om utestående saldobetaling.
Forskuddsbetalingsforespørselsbrev til en klient
Bruk denne malen i en situasjon der en kunde har inngått kontrakt med deg om å tilby produkter eller tjenester som kreves forskuddsbetaling.
Request Letter for Payment Release
Bruk dette eksempelbrevet som et utgangspunkt for å be om frigjøring av en betaling som holdes i deponering i påvente av fullføring av en transaksjon.
Skrivetips for et betalingsforespørselsbrev
Selv om du bør justere informasjonen i malen for å matche situasjonen din, er det viktig å bruke en passende tone og være sikker på at dokumentet er profesjonelt formatert.
Bruk en passende tone
Når du sender et brev til en klient eller kunde som ber om betaling, er det viktig å kommunisere poenget ditt så tydelig som mulig samtidig som du opprettholder en positiv, profesjonell tone. Ikke send en første eller andre forespørsel som er så negativ at klienten føler seg angrepet. Hvis tonen er for hard, kan klienten føle at det ikke er noen vits i å prøve å fortsette et forhold til virksomheten din. Når det skjer, er det en risiko for at klienten velger å ikke betale regningen, siden han eller hun ikke er opptatt av å bevare forholdet.
Bruk profesjonell formatering
Bruk firmabrevpapir og et standard forretningsbrevformat hvis du sender et betalingsanmodningsbrev via post eller faks. Avhengig av bedriftens korrespondanseprosedyrer, kan det også være akseptabelt for deg å sende brevet via e-post. I så fall er det bedre å inkludere bokstaven i brødteksten i e-postmeldingen i stedet for som en vedleggsfil. Det er ikke nødvendig å lage en brevhodemal for en e-postmelding, men du bør lukke kommunikasjonen med den offisielle firmaets e-postsignatur.
Oppfølging
Hvis du sender et betalingsforespørselbrev på en forf alt konto og du ikke hører tilbake fra mottakeren innen 30 dager, bør du vurdere å foreta en oppfølgingstelefon. Som med brevet, er det hensiktsmessig å opprettholde en positiv tone. Forsøk å snakke direkte med den som er ansvarlig for å betale regningen og bekreft mottak av brevet. Hvis du er i stand til å snakke med den ansvarlige parten, tilby å behandle kredittkortbetaling via telefon eller online. Hvis ikke, spør når du kan forvente å motta betaling. Noter datoen og følg opp med et brev for forsinket betaling.
Ytterligere handlinger for innsamling
Hvis betalingen ikke mottas som avt alt, må du eskalere kontoen til neste trinn i bedriftens prosedyre for administrasjon av forf alte kontoer. Hvis regningen forblir ubet alt over en lengre periode, må tonen i fremtidige inkassobrev være fastere, og til slutt bli overført til et inkassobyrå om nødvendig. Selv om det absolutt er omstendigheter der endelige innkrevingshandlinger må iverksettes, er det ikke tilrådelig å gjøre det før du har brukt alle mulige måter å løse den forsinkede betalingen i minnelighet. Før du faktisk er klar til å sende kontoen til samlinger eller ta rettslige skritt, ikke nevne slike handlinger i korrespondanse med betalingsanmodninger med personer eller virksomheter hvis kontoer er forf alte.