Når en ansatt gir beskjed om at de sier opp, kan det være vanskelig å vite hva man skal si. Ledere blir ofte overrasket når en ansatt slutter, så det er viktig for dem å være forberedt på å svare riktig når en ansatt sender inn et oppsigelsesbrev eller sier at de slutter i jobben.
Hva skal jeg si når en ansatt sier opp
Det er ikke bare én riktig måte å reagere på når noen slutter i jobben. På mange måter vil det du bør si variere basert på situasjonens spesifikasjoner og bedriftens retningslinjer og prosedyrer. Uansett hva, er det viktig å svare på en sivil og profesjonell måte.
Innledende svar alternativer
Når en ansatt forteller deg at de trekker seg, vær forberedt på å svare på uttalelsen deres umiddelbart, på en rolig og kul måte. Eksempler på passende innledende svar er:
- Jeg beklager å høre det.
- Takk for at du ga beskjed.
- Jeg er overrasket over å høre at du drar.
Ikke si noe som kan tolkes som negativt, fordømmende eller nedsettende. Avstå fra å reagere på en måte som indikerer at du tar personens beslutning om å slutte personlig.
Be om skriftlig varsel
De fleste bedrifter krever et skriftlig oppsigelsesbrev. Hvis den ansatte ikke har et brev, be om et etter den første uttalelsen. Det er best å få skriftlig varsel på det tidspunktet den ansatte forteller deg at de drar. Det kan skrives for hånd, sendes til deg på e-post, eller raskt skrives og skrives ut. Et oppsigelsesbrev trenger bare å ha datoen, en erklæring om at den ansatte velger å si opp, og hva den enkelte forventer at siste arbeidsdag skal være.
For å be om et skriftlig oppsigelsesbrev kan du si:
- Jeg er glad du fort alte meg det, selv om selskapets retningslinjer krever et skriftlig oppsigelsesbrev. Har du en klar?
- Hvis du ikke har et oppsigelsesbrev, la oss lage et utkast nå. Her er en notatblokk du kan bruke.
- HR vil be om en kopi av oppsigelsesbrevet ditt. Jeg ser at du har telefonen med deg. Vil du hente e-posten din og bare skrive et raskt notat som bekrefter samtalen vår og sende den til meg?
Vær forberedt på å svare på spørsmål, inkludert hvor mye varsel selskapet forventer når en ansatt sier opp. Se selskapets medarbeiderhåndbok for et definitivt svar hvis du er usikker.
Godta oppsigelsen
Med mindre det er en kontrakt på plass som forbyr den ansatte fra å kunne si opp, la vedkommende få vite at du godtar oppsigelsen. Fortell dem at du eller en HR-representant vil ta kontakt for å fullføre detaljene om deres uttreden fra organisasjonen når du har gått gjennom de riktige kanalene.
Oppfølgingsspørsmål
Det kan være lurt å stille noen spørsmål for å prøve å forstå hvorfor personen har bestemt seg for å forlate. Eksempler på spørsmål som vil være passende inkluderer:
- Vil du være villig til å dele hva som førte til at du trakk deg?
- Hendte noe spesifikt som gjorde at du bestemte deg for å gå?
- Vil du dele hva du planlegger å gjøre etter at tiden din her er over?
Ikke press den ansatte for å få svar. En ansatt er ikke forpliktet til å fortelle en arbeidsgiver hvorfor de slutter eller hva de planlegger å gjøre videre. Ikke still for mange spørsmål heller. Hvis en ansatt virker motvillig til å dele, la det være. Sjansen er stor for at noen i HR-teamet vil stille lignende spørsmål under den enkeltes utgangsintervju.
Ønsk dem lykke til
Avslutt samtalen høflig ved å uttrykke takknemlighet og ønske dem lykke til. For eksempel:
- Takk for ditt harde arbeid i løpet av tiden du har vært her. Beste ønsker for fortsatt suksess.
- Takk for at du ga meg beskjed personlig. Jeg setter pris på at du tar hensyn og ønsker deg lykke til.
- Du vil bli savnet. Beste ønsker for stor suksess uansett hvilken karrierevei du følger.
Bevege seg videre enn en ansattoppsigelse
Når en ansatts oppsigelse er akseptert, vil det være på tide å fokusere på overgangen. Få riktig personell involvert for å håndtere oppsigelsespapirene og prosedyrene, inkludert HR og informasjonsteknologiteamet. Søket etter en erstatter må starte, og andre ansatte må varsles. Å håndtere oppsigelsen til en god medarbeider er ikke noe enhver leder ønsker å møte. Å være forberedt på å håndtere denne eventualiteten vil utruste deg til å behandle en ansatts oppsigelse med profesjonalitet og ynde.
