Å planlegge et arrangement for organisasjonen din er stressende og veldig tidkrevende. Å være godt organisert kan bidra til å lindre stress og spare tid. Et viktig aspekt å vurdere når du planlegger er invitasjonen. Invitasjonen vil varsle folk om det kommende arrangementet og be dem om å delta. Det er ofte første gang de hører om arrangementet, så det er viktig å dekke alle detaljene i invitasjonen.
Grunnleggende invitasjonselementer
De grunnleggende elementene som skal inkluderes i invitasjonen er:
- Organisasjonen som er vert for arrangementet
- Date
- Tid
- Venue
- Besvar kontaktinformasjon
- Pris for å delta på arrangementet
Det er også viktig å sende ut invitasjonen i tide. Dette betyr minst seks til åtte uker før arrangementet. Dette gir gjestene tid til å svare og planlegge deretter.
Skriveinvitasjoner til en pengeinnsamling
Velge av riktig ordlyd kan sette tonen for innsamlingen din og varsle gjestene om det formelle ved arrangementet og hva de kan forvente.
Retningslinjer for invitasjoner
Noen retningslinjer du bør vurdere når du skriver invitasjonen inkluderer:
- Sørg for å tydelig oppgi hvem som vil dra nytte av arrangementet.
- Inkluder detaljer om arrangementet, for eksempel om middag skal serveres eller om det skal være en kontantbar.
- Sørg for å nevne det formelle ved arrangementet. Hvis arrangementet er en formell affære, nevner du at det er svart slips slik at gjestene er klar over kleskoden.
- Gi alltid kontaktinformasjon i tilfelle gjestene har spørsmål.
- Hvis arrangementet er på et ukjent sted, vurder å inkludere veibeskrivelse i invitasjonen.
Andre hensyn
Noen andre ting du bør vurdere når du skriver en invitasjon er:
- Tema:Velg et tema og inkorporer det i invitasjonen. For eksempel, hvis arrangementet er en golfutflukt, bruk et golftema for invitasjonen.
- RSVP: Inkluder alltid et svarkort som gjestene kan sende tilbake. Kortet bør ha et sted å skrive gjestens navn sammen med enhver form for betaling om nødvendig.
- Vær unik: Hvis det er noe unikt for arrangementet ditt, skriv det opp i invitasjonen for å tiltrekke gjester. For eksempel kan en stille eller direkte auksjon nevnes eller hvis det er spesiell underholdning.
Eksempel på invitasjonstekst
Det finnes uendelige måter å formulere en invitasjon til en pengeinnsamling på. Du kan bruke følgende eksempler som veiledning for å skrive din egen invitasjon:
Eksempel 1
Årlig luelunsj
Vennligst bli med oss på en ettermiddagslunsj
På stedet
På dato og tid
Lunsj vil bli servert kl. 13.00. med gratis vin
Premier vil bli delt ut for beste lue
Betjent parkering
donasjon på $50 vil være til fordel for organisasjonen
Eksempel 2
Du er invitert til hendelsesnavn
Date
Location
18:00 Cocktailer og hors d'oeuvres
Cash Bar
19:30 middag
Stille og direkte auksjon
Svart slips verdsatt
Benefitting ABC
Like gjester til å delta på arrangementet ditt
Husk at invitasjonen ofte er det første gjestene ser for å varsle dem om arrangementet ditt. Pass på å ta deg tid til å velge invitasjonen nøye og ordne den på en tydelig måte som gir gjestene detaljer om hva du kan forvente. Når du lager invitasjoner til en innsamlingsaksjon, husk alltid tonen du vil ha for arrangementet ditt, og reflekter det i ordlyden din. Vær så kreativ som du liker for å lokke gjester til å delta på innsamlingsarrangementet ditt og støtte saken din.
