Tradisjonelt brukt av bedrifter, er benchmarking en prosess for å evaluere styrken til en lignende organisasjon eller avdeling som din ideelle organisasjon og sammenligne arbeidet ditt med deres. Når ideelle organisasjoner søker å sikre tilskuddsfinansiering, brukes disse referansene ofte som et verktøy for å evaluere effektiviteten til organisasjonen.
Hva er en benchmark?
En benchmark er en måling som viser dine tidligere og nåværende prestasjoner sammenlignet med lignende, vellykkede ideelle organisasjoner - vanligvis når det gjelder økonomi. Denne målingen lar deg evaluere organisasjonens styrker og svakheter som et middel til å forbedre din fremtidige innsamlings- og programmeringsinnsats.
Trinn i benchmarking
Enten du oppretter benchmarks for første gang eller oppdaterer gjeldende, er det en rekke trinn som gjør at prosessen går jevnt. Prøv følgende prosess.
Opprett et lag
Ideelle organisasjoner er beryktet for å være underbemannet med stramme budsjetter, så du må lage et team med fokuserte individer som kan jobbe sammen for å benchmarke økonomien din. Revisor Andy Maffia foreslår at dette teamet bør inkludere både de som tar økonomiske beslutninger og de som er berørt av dem for å få det mest sammenhengende perspektivet.
Definer din fremtidsvisjon og spørsmål
Regnskapseksperter fra SKR+CO sier at å definere hva organisasjonen din virkelig trenger å måle er det første trinnet i benchmarkprosessen. Fokuser på dine fremtidige mål og oppdrag og midlene som trengs for å forbedre disse programmene. Velg noen få målestokker til å begynne med, spesielt områder du planlegger å fokusere på i nær fremtid.
Betraktninger inkluderer følgende:
- Programeffektivitet
- Innsamlingseffektivitet
- Utnyttbar egenkapital eller reserver
- Programinntekter
- Gjennomsnittlige bidrag
Skriv benchmarks
Gode benchmarks er markøren for solid og bærekraftig finansiering. Med andre ord, tilskuddsgivere ønsker å gi til organisasjoner som vet hvor de skal og hvordan de kommer dit.
Ta for eksempel en organisasjon som har som oppgave å "forbedre livene til barn i indre by ved å fremme leseferdighet." Referansemålene må angi:
- Spesielt hva organisasjonen skal gjøre for å fremme leseferdighet
- Hvordan organisasjonen planlegger å evaluere om det lykkes
- Spesifikke og målbare mål som ikke bare inkluderer en tidslinje for når referansen vil bli oppnådd, men også en metode for evaluering
- Hvordan målet passer med organisasjonens formål
En dårlig benchmark kan si "The Inner City Literacy Project (ICLP) vil forbedre leseferdigheten ved å samarbeide med lokale skoler." Denne uttalelsen er vag og gir ikke spesifikk informasjon om når og hvordan leseferdigheten vil bli forbedret. En bedre målestokk i dette scenariet vil si "ICLP vil arbeide for å forbedre leseferdigheten ved å sikre at hvert klasserom i dette distriktet har et klasseromsbibliotek på minst 100 bøker innen to år ved å holde bokkjøringer og bokmesser to ganger per år. Fundraising-arrangementer vil gi kapitalen til å tilby minst tre lærerverksteder og gi veiledere til alle nye grunnskolelærere i distriktet i løpet av de neste fem årene."
Samle inn data og sammenlign
Begynn med å samle inn riktige data fra ditt eget byrås tidligere og nåværende økonomiske rapporter for hver valgt referanseindeks. Hvis du er en del av en stor organisasjon, identifiser avdelingene eller teamene med høyest inntekt eller mest innsamlingseffektivitet og sammenlign avdelingenes tall med deres.
Organisasjoner kan også sammenligne sine beregninger med de fra organisasjoner med lignende oppdrag og inntekter. For dette må du samle inn lignende data fra andre organisasjoner som din. Bridgespan Group foreslår nettstedbesøk, intervjuer og årsrapporter er gode måter å finne informasjon fra lignende ideelle organisasjoner på. Du kan ofte finne skatteskjemaer og årsrapporter på nettsteder for veldedige vakthunder. Du kan ganske enkelt se på dataene for å sammenligne dem eller investere i dataprogrammer som gir en mer vitenskapelig sammenligning.
Referanseevaluering
Det er viktig å merke seg ikke bare hva du ønsker å oppnå, men hvordan du kommer til å vite om du har oppnådd målet ditt. De fleste organisasjoner vil evaluere både internt, blant egne ansatte og eksternt ved anledning. Det finnes en rekke måter du kan evaluere en organisasjons benchmarks på. Å hente inn en finansiell rådgiver, et CPA-firma eller en annen uavhengig profesjonell kan gi deg friske, objektive meninger og tilby en mer autoritativ vurdering. Fordelen med å gjøre en regelmessig evaluering i organisasjonen er at medlemmene er i en unik posisjon til å vurdere hvorfor noe fungerer eller ikke fungerer.
Lær av andre
På grunn av mangel på ressurser og finansiering finner mange ideelle organisasjoner seg i posisjonen til å stole på det som allerede er gjort i stedet for å bruke tid på å undersøke måter å forbedre seg på. Benchmarking gir organisasjoner sjansen til å se på lignende ideelle organisasjoner i et forsøk på å finne vellykkede alternative tilnærminger.
