Hver virksomhetsnedleggelsessituasjon har forskjellige detaljer. Type virksomhet vil diktere hvilke handlinger du, dine kunder eller leverandører må ta før virksomheten stenger for godt. For å utvikle et tilpasset brev som tilfredsstiller dine behov, start med et eksempelbrev og tilpass ordlyden for å gjenspeile detaljene i din spesifikke situasjon.
Bedriftsavslutningsbrevmaler
Hvis du styrer prosessen med å stenge en virksomhet, kan det være aktuelt for deg å sende brev til dine kunder og leverandører. Eksempelbrev for disse målgruppene er gitt her. Du får tilgang til hver mal ved å klikke på det tilhørende bildet. Hver mal er et tilpasset PDF-dokument som kan lagres og skrives ut etter behov. Se denne guiden til utskriftsmateriale for å få hjelp til å jobbe med dokumentene.
Kundevarsling
Denne malen er laget for å sendes til kunder for å fortelle dem at et selskap stenger. Det er spesielt viktig å sende denne typen brev hvis kunder trenger å hente varer fra stedet ditt eller foreta en annen form for handling før virksomheten avsluttes.
Leverandørvarsel
Bruk dette brevet til å varsle leverandører om at organisasjonen din vil avslutte driften, pass på å gi tilstrekkelig varsel til å tillate endelig kontofakturering, betaling og løsning av eventuelle utestående saker.
Grunner til å skrive et nedleggelsesbrev
Når du har tatt beslutningen om å stenge virksomheten din, er det ikke tilrådelig å bare henge et "lukket" -skilt på døren din. Det er best å kunngjøre stengingen til dine kunder og leverandører med et formelt brev. De har vært sentrale aktører i dine forretningsaktiviteter ved å kjøpe dine produkter og tjenester, og, når det gjelder leverandører, ved å gi deg produkter og tjenester som var medvirkende til din virksomhet. Som en av dine siste handlinger for kundeservice, må du gi dem forhåndsvarsel om at virksomheten din ikke lenger vil være tilgjengelig.
Bedriftsavslutningsbrevet er en utmerket måte å skape en profesjonell avslutning på ditt nåværende forretningsforhold og forklare eventuelle handlinger som må iverksettes av dine kunder og leverandører. Å sende denne typen brev viser en god tro innsats for å kommunisere med og imøtekomme de som organisasjonen din har drevet forretninger med. Det kan også bidra til å sikre at alle saker blir håndtert før stenging, noe som kan bidra til å forhindre at potensielle juridiske problemer oppstår underveis.
Tidspunkt for stengingsvarsling
Det er ingen fast og rask regel om når du trenger å sende et nedleggelsesbrev. Den faktiske postdatoen vil avhenge av flere faktorer.
Kunder
Du vil at spesialkundene dine skal høre om bedriftsnedleggelsen fra deg, ikke gjennom rykter eller oppdagelse av en lukket dør uten forhåndsvarsel. Å ha varsel styrker kundene dine at du synes de er spesielle og gir dem en mulighet til å gjennomføre eventuelle nødvendige endelige forretningstransaksjoner med deg.
Vurder generelt å sende et avsluttende varselbrev eller inkludere en kopi av brevet i den månedlige regningen minst 30 dager før lukkedatoen. En servicebedrift som et renseri eller et verksted må gi kundene nok tid til å komme inn og hente eiendelene sine. En detaljhandel vil sannsynligvis ønske å bruke mye tid til et salg for å redusere varebeholdningen, og brevet om nedleggelse av virksomheten blir utgitt før salget begynner.
Leverandører
Det er generelt best å informere leverandørene om at du har til hensikt å stenge minst 60 dager før den endelige operasjonsdatoen. Dette vil gi nok tid til at kontoer kan gjøres opp og lukkes.
Spesielle hensyn til fremtidige planer
Hvis du selger en virksomhet og planlegger å åpne en relatert ny virksomhet umiddelbart etterpå, kan det være lurt å minimere tiden mellom de to. Du kan for eksempel bestemme deg for å vente med å sende nedleggelsesbrevet til rett før stengingsdatoen hvis du selger husholdningsfranchisen og åpner din egen rengjøringstjeneste.
Hva du skal kommunisere i brevet ditt
Nøkkelmålene for et nedleggelsesbrev er å tydelig uttrykke detaljene om virksomhetsnedleggelsen og å takke leseren oppriktig for deres virksomhet eller tjeneste. Disse brevene trenger ikke være lange for å være effektive. Brevet skal:
- Fortell leseren datoen virksomheten stenger
- Informer leseren om alt de trenger å gjøre (som å hente renseriet, betale ned den utestående regningen eller komme inn for å gå ut av virksomheten)
- Fortell leseren hvor de skal rette spørsmålene sine
- Takk kunden eller leverandøren for deres virksomhet
Brevet trenger ikke å gi en begrunnelse for hvorfor virksomheten legges ned. Hvis årsaken er gode nyheter, for eksempel pensjonering av eieren, kan du bestemme deg for å inkludere årsaken i brevet. Ellers er det vanligvis best å konsentrere brevet om emner som er viktige for leseren, som hva de må gjøre og innen når.
Oppretthold forholdet
Det er alltid foretrukket å forlate et forretningsforhold på en positiv måte. Selv om du aldri planlegger å se eller jobbe med en person igjen, er det best å være hjelpsom, positiv og oppriktig i brev av virksomhetsavslutning. Din profesjonalitet vil gjøre det lettere å stenge virksomheten, og det kan gi deg et forsprang hvis dine fremtidige forretningsplaner fører til at du jobber med de samme personene i fremtiden.
