Opprettholde effektiv kommunikasjon med frivillige er avgjørende for suksessen til enhver ideell organisasjon. For å holde frivillige energiske og engasjerte i arbeidet sitt, er det viktig å fortelle dem hva organisasjonens behov er, uttrykke takknemlighet for innsatsen deres og sørge for at de forstår hvor viktige bidragene deres er. Effektiv kommunikasjon er et avgjørende element for å bygge varige relasjoner med frivillige.
Legg til en frivilligseksjon på nettstedet ditt
Å legge til en frivillig-spesifikk seksjon på nettstedet ditt er en fin måte å kommunisere med de nåværende frivillige og tiltrekke seg nye. Ved å sette opp og vedlikeholde et kommunikasjonssenter for frivillige på gruppens nettsider, vil du gjøre det enkelt for frivillige å følge med på hva som skjer med organisasjonen. Sørg for å vise bilder eller videoer som viser frivillige i aksjon (med deres tillatelse). Du kan også publisere ting som frivillighetsmuligheter, kommende komitémøter og annen informasjon av interesse for frivillige. Avhengig av hvor sofistikert nettstedet ditt er, kan du kanskje tilby en måte for frivillige å laste opp dokumenter, spore åpningstidene deres eller se opplæringsmateriell.
Bli kjent med frivillige via en undersøkelse
En undersøkelse er et nyttig kommunikasjonsverktøy for å bli kjent med frivillige og finne ut hvordan de ønsker å bli involvert i organisasjonen din. Vurder å gjøre en spørreundersøkelse tilgjengelig via frivillighetsdelen på nettstedet ditt, eller inkluder det i en e-postmal som går ut til nye frivillige. Den bør bare ha noen få spørsmål som lar deg få en følelse av hvilke typer frivillige aktiviteter de ønsker å delta i og hvilke ferdigheter de har. Få noen til å gjennomgå resultatene, og ta deretter ut individuelt med informasjon om komiteer eller prosjekter som samsvarer med deres interesser. Legg denne informasjonen inn i en frivillig database som kan brukes i fremtiden for å varsle folk når nye prosjekter blir tilgjengelige.
Få kontakt med frivillige via sosiale medier
Utnytt organisasjonens tilstedeværelse på sosiale medier som et kommunikasjonsverktøy for å samhandle med frivillige og andre interessentgrupper. Oppmuntre frivillige til å følge organisasjonens sosiale medier-sider og gi tilbake tjenesten, for eksempel ved å følge dem tilbake på Twitter eller Instagram. Legg ut bilder og bildetekster som fremhever bidragene til gruppens frivillige, sammen med lenker til mediedekning av gruppen. Oppmuntre frivillige til å samhandle ved å kommentere og/eller dele organisasjonens innlegg. Fremme frivillig engasjement i organisasjonens overordnede kommunikasjonsarbeid ved å sette opp en komité for sosiale medier for å koordinere eller bistå med sosiale innlegg.
Publiser et nyhetsbrev for frivillige
Mange ideelle organisasjoner sender ut et nyhetsbrev til frivillige, så vel som til givere, finansieringsbyråer, forbrukerhenvisningskilder og andre grupper på månedlig eller kvartalsbasis. Å distribuere et nyhetsbrev er en fin måte å fortelle interesserte parter om den veldedige gruppens nylige prestasjoner, nåværende prosjekter og fremtidige mål. Det er også et utmerket redskap for å anerkjenne bidragene til fremragende frivillige. Avhengig av hvem dine frivillige og andre interesserte er, kan det hende du må skrive ut og sende et nyhetsbrev, eller du kan være bedre tjent med et elektronisk nyhetsbrev. Vurder å invitere interessenter til å abonnere på deres foretrukne leverings alternativ.
Oppretthold en-til-en personlig kontakt
Når det gjelder å bygge relasjoner med frivillige, er det ingen erstatning for å ta personlig kontakt med individene som sjenerøst donerer sin tid og talenter til organisasjonen din. Det er tilrådelig å med jevne mellomrom planlegge ansikt-til-ansikt møter med frivillige som innehar styrelederstillinger eller som spiller andre nøkkelroller som lar veldedige gruppen din utføre sitt oppdrag. Periodisk å ringe frivillige for å sjekke inn kan være en effektiv måte å opprettholde individualisert kontakt uten å måtte be dem om å sette av tid til en formell diskusjon personlig eller videokonferanse. Administrerende direktør kan også sette opp chat-tider når frivillige oppfordres til å komme innom eller ringe for en personlig kontakt.
Koble til via komitémøter
Frivilligkomitémøter kan være avgjørende for å lykkes med alle typer prosjekter. Når et nytt prosjekt starter, er det tilrådelig å holde et møte med de som er interessert i frivillig arbeid, slik at de har en mulighet til å lære mer om hvilke typer roller som er tilgjengelige og hva slags tidsforpliktelse hver kan kreve. Når en komité er dannet, enten for et spesielt prosjekt eller for en pågående arbeidsgruppe, fortsetter regelmessige møter å være viktige for å styre prosessen og opprettholde effektiv kommunikasjon med frivillige. Det er best å etablere en fast tidsplan for møter, for eksempel den tredje tirsdagen i hver måned, slik at frivillige kan legge planer på forhånd.
Be frivillige om å dele tilbakemelding
Kommunikasjonen må flyte begge veier. Det er like viktig å oppmuntre frivillige til å dele sine tanker og ideer med organisasjonen og dens ledere som det er å sørge for at informasjon flyter til de frivillige. Det er mange måter å gjøre det enkelt for frivillige å gi tilbakemelding eller dele forslag. Hvis frivillige kommer inn på kontoret regelmessig, sett opp en forslagsboks. Eller sett opp en feedback@-e-postadresse som frivillige kan bruke når de vil. Det er også en god idé å ta for vane å sette av tid til at folk kan dele tilbakemeldinger og forslag til møteagendaer. Det kan til og med være lurt å arrangere fokusgrupper med jevne mellomrom for å utforske og diskutere tilbakemeldinger. Det som betyr noe er at det er enkelt for frivillige å gi tilbakemelding.
Vært sosiale sammenkomster for frivillige
Gi muligheter for frivillige til å komme i kontakt med hverandre via sosiale sammenkomster som ikke involverer forespørsler om å donere tid eller penger. Vurder med jevne mellomrom å være vertskap for en mikser kun for frivillige på kontoret ditt eller hjemme hos et styremedlem eller komitéleder. Inviter alle som har meldt seg frivillig innen en fastsatt tidsramme. Avhengig av organisasjonens budsjett, kan du tilby forfriskninger, eller det kan være bedre å planlegge en potluck. Nøkkelen er å gi mennesker som deler en interesse i organisasjonen din en måte å bli kjent med hverandre og begynne å knytte bånd. Tross alt vil det være mye større sannsynlighet for at de frivillige holder seg engasjert i organisasjonen hvis vennene deres også er involvert.
Anerkjenne frivillig innsats
Sørg for at frivillige blir anerkjent for den viktige rollen de planlegger for å la organisasjonen din oppfylle sitt oppdrag eller på annen måte hjelpe viktige formål. Sørg for at offentlige omtaler av organisasjonen gjenkjenner frivillige i stedet for å fokusere for mye på administrerende direktør eller andre ansatte. For eksempel, når du søker publisitet for organisasjonen, henvise medlemmer av media eller bloggere til å intervjue komitéledere eller styremedlemmer i tillegg til ansatte. Når du publiserer bilder av organisasjonens aktiviteter, velg bilder som inneholder frivillige. Når du promoterer innsamlingsaksjoner for spesielle arrangementer, bør du vurdere å oppgi navnene på komitémedlemmene i kunngjøringen.
Uttrykk formelt takknemlighet til frivillige
Anerkjennelse er viktig, men det er også verdsettelse. Sørg for å si takk til frivillige, både ansikt til ansikt og via formelle takkebrev. Vurder å være vertskap for en frivillig verdsettelsesarrangement minst én gang i året, for eksempel en lunsj kun for frivillige eller en annen samling som inkluderer en frivillig takknemlighetstale og servicepriser. Gi plaketter eller andre utmerkelser til frivillige som har gitt spesielt viktige bidrag til gruppen eller som er mangeårige støttespillere. Vurder utmerkelser for mange års tjeneste for store milepæler, samt papirbevis for takknemlighet for alle frivillige.
Bruk en rekke frivillige kommunikasjonsverktøy
Enhver organisasjon som er avhengig av frivillige må ta skritt for å engasjere og beholde de som deler sin tid og talent og for å rekruttere nye mennesker til å hjelpe. Det er ingen erstatning for å opprettholde effektiv kommunikasjon med frivillige. Å bruke en rekke kommunikasjonsverktøy vil hjelpe deg med å bygge og engasjere et sterkt team av frivillige som er forpliktet til organisasjonen din. Gjennom effektiv kommunikasjon med frivillige vil du være i stand til å dyrke solide relasjoner med enkeltpersoner som sannsynligvis vil forbli engasjert med veldedige enheten din i mange år fremover.
