Å gi ansatte tilbakemelding på hvordan de har det i jobbene sine er en viktig del av enhver leders rolle. I mange bedrifter forventes det at veiledere med jevne mellomrom gir ansatte en formell, skriftlig resultatgjennomgang. Uansett hvilken type medarbeiderevalueringsskjema bedriften din bruker, er sjansen stor for at det kreves narrativ tilbakemelding. Selv om det kan være utfordrende å finne de riktige ordene å bruke, kan eksempeluttrykkene som er gitt her hjelpe deg i gang.
Positiv tilbakemelding
Et aspekt ved å vurdere ansattes ytelse innebærer å gi positive tilbakemeldinger på ting hvert teammedlem gjør spesielt godt. Ros bør være spesifikk og relatert til nøkkelkomponenter for jobbsuksess. Bruk gjerne setningene som er oppført her etter behov, eller bruk dem som et utgangspunkt for å brainstorme andre måter å formidle meningen du vil dele.
Positiv jobbprestasjon
I stedet for bare å fortelle ansatte hvordan deres prestasjoner er på nivå, identifiser spesifikke styrker som er verdt ros. Tenk på disse eksemplene:
- oppfyller eller overgår konsekvent jobbstandarder eller ytelseskrav
- Leverer inn arbeid av høy kvalitet i tide
- Enestående oppmerksomhet på detaljer som resulterer i arbeid som er konsekvent feilfri
- Utviser eksepsjonell mestring av jobbferdigheter og krav
Enestående kommunikasjon
Prøv denne eksempelformuleringen for å formidle takknemlighet for en ansatts kommunikasjonsferdigheter:
- Proaktiv i å kommunisere bekymringer til kolleger og ledelse
- Demonstrerer vilje til å lytte til tilbakemeldinger og innspill fra kolleger og ledelse
- Utviser sterke profesjonelle kommunikasjonsevner personlig, via telefon og skriftlig
- Formidler tydelig behov og forventninger til interne tjenesteleverandører
Utmerket problemløsning
Eksempler på setninger som fokuserer på å berømme ansatte for deres problemløsningsevner inkluderer følgende:
- Søker unike løsninger på utfordrende situasjoner
- Kunne se utover overflaten for å identifisere hovedårsakene til problemer
- Åpen for nye måter å løse problemer på
- Kunne effektivt identifisere og feilsøke problemer
Å være en lagspiller
Vurder disse tingene å si for å berømme ansatte for å gå utover når det gjelder å være lagspillere:
- Prioriterer teamets behov og interesser over individuelle mål
- Sikrer at teammedlemmer blir koblet inn i prosjekter ved å be om innspill og tilbakemeldinger fra hver person
- Samarbeider effektivt med andre teammedlemmer
- Tilbyr konsekvent hjelp til teammedlemmer som er mindre erfarne
Korrigerende/forbedringsfokusert tilbakemelding
Selvfølgelig er ingen perfekte. I tillegg til å rose ansatte for områdene der de utmerker seg, krever prosessen med å vurdere ytelsen også å gi tilbakemeldinger fokusert på å forbedre ytelsen. Husk at denne typen tilbakemeldinger må være konstruktive, noe som betyr at de må føre til en samtale om hvordan ansatte kan forbedre seg i stedet for bare å la dem føle seg kritisert.
Under pari jobbytelse
Når en ansatts jobbytelse ikke er på nivå, er det viktig å tydelig kommunisere mangelen og gi en vei for korrigering. Vurder å åpne emnet med en ordlyd som denne:
- Feilfrekvens over akseptabel standard for jobben fra X-tid til Y-tid
- Volum av fullført arbeid stemmer ikke overens med de nødvendige produksjonsområdene A - B
- Omløpstid utover forventningene basert på tid i jobb
- Kundeerfaringsrapporter indikerer avvik fra selskapets krav
Ineffektiv kommunikasjon
Når en ansatt trenger hjelp på området kommunikasjonsferdigheter, prøv disse setningene som et utgangspunkt for å utvikle korrigerende tilbakemeldinger:
- Trenger å være proaktiv for å holde teammedlemmer informert om prosjektets fremdrift
- Sørg for at tonen bidrar til å bygge profesjonelle relasjoner når du kommuniserer med medarbeidere
- Vær flittig med å holde ledelsen oppdatert på hvordan arbeidet skrider frem
- Trenger å utvikle presentasjonsferdigheter for å tilrettelegge møter effektivt
Ineffektiv problemløsning
Når ansatte ser ut til å være i stand til å følge instruksjoner og ta imot bestillinger, men ikke kan komme opp med unike løsninger, kan det hende de må utvikle sterkere problemløsningsevner. Vurder tilbakemeldingsfraser som disse:
- Trenger å vise initiativ med å finne løsninger når ting ikke går etter planen
- Når du påpeker problemer, må du gjøre en innsats for å identifisere og foreslå potensielle løsninger
- Undersøk mulige årsaker til problemer som utvikler seg, i stedet for å umiddelbart be om hjelp
- Delta aktivt i problemløsning, i stedet for å be ledelsen eller teammedlemmer om å fikse ting for deg
Being Too Me-Oriented
Når en ansatts oppførsel er slik at uttrykket "lagspiller" ikke kan brukes for å beskrive individet, kan han eller hun være mer "meg-orientert" enn det som er passende for arbeidsmiljøet. I stedet for å fortelle personen om å være en bedre lagspiller, bør du vurdere å komme med forslag for å endre fokuset fra «meg» til «vi».
- Ville ha nytte av å ha en mer samarbeidende tilnærming til prosjekter og oppgaver
- Vurder å bruke et mer inkluderende språk for å inkludere medarbeidere i samtaler relatert til arbeidet til avdelingen eller teamet
- Kunne be kolleger om innspill og virkelig lytte til hva de har å si, selv om du tror du allerede vet svaret
- Vurder hva som er best for teamet før du nærmer deg arbeidet på din foretrukne måte
Forbereder seg på å levere effektiv tilbakemelding fra ansatte
Dette er bare noen få setninger som hjelper deg med å komme i gang med å gi dine ansatte kraftige og effektive ytelsesanmeldelser. For å være meningsfull må informasjonen du deler med dine ansatte når det er på tide å evaluere deres prestasjoner, være gjennomtenkt og fokusert på deres egne styrker og svakheter, så vel som de spesielle kravene til jobben. Hvis du trenger ytterligere hjelp til å forberede deg på å vurdere de ansatte, kan det hende du synes det er nyttig å gå gjennom noen eksempler på fullførte medarbeiderevalueringer. Selv om hver enkelt ansatts situasjon er unik, kan en titt på fullstendig utfylte skjemaer få oppgaven du skal påta deg til å virke mye mindre skremmende.
